Technik

Von Zettel und Stift zu App und Telematik

 Im 20. Jahrhundert machte die Technik riesige Sprünge. Für die Logistik- und Kurierbranche blieben aber die Arbeitsmittel über Jahrzehnte gleich: Aufträge wurden per Telefon, Fernschreiber oder Fax angenommen, manuell erfasst und dem Fahrer in Papierform oder per Funk mitgeteilt. Das System war einfach und effektiv, Alternativen gab es lange nicht. Auch bei minicar wurde seit Gründung des Unternehmens so gearbeitet. Der Arbeitsablauf für eine Kurierfahrt lässt sich exemplarisch so schildern:

  1. Ein Kunde ruft im Callcenter von minicar an, gibt die Ladung, den Abhol- und Lieferort bekannt.
  2. Der vom Mitarbeiter erfasste Auftrag wird auf einem vorgedruckten Zettel notiert und fährt über ein Transportband in die Kabine des Disponenten.
  3. Der Disponent verschafft sich anhand eines großen Stadtplans und nummerierten Symbolfiguren einen Überblick zur Strecke und den verfügbaren Fahrzeugen.
  4. Nach der Auswahl des nächsten freien Fahrzeugs erfolgt ein Rundruf mit den Auftragsdaten über den Betriebsfunk, den der betreffende Fahrer bestätigt. Der Auftrag liegt beim Disponenten nun in der Ausführungsschleife.
  5. Das Kurierfahrzeug steuert den Abholort an, übernimmt die Ware und fährt los.
  6. Am Ziel wird die Ware übergeben und der Status per Funk rückgemeldet. Der Disponent legt den erledigten Auftrag ab und kennzeichnet die Position des wieder verfügbaren Fahrzeugs. Am Ende des Tages bringt der Fahrer die Empfangsquittungen in die Zentrale.

Dieses System funktionierte seit 1963 zuverlässig, wies aber auch einige Nachteile auf: Die Wartezeiten waren bei Hochbetrieb lang, da es auf der Funkfrequenz mit vielen Aufträgen eng wurde. Fahrzeuge konnten daher nicht sonderlich effektiv und ökonomisch eingesetzt werden. Weiterhin entstand täglich ein riesiger Papier- und Zettelberg, der durch die Nachbearbeitung für die Rechnungsstellung weitere Personalkosten verursachte. Die schriftliche Bestätigung über den Warenempfang war erst abends oder am nächsten Morgen in der Zentrale verfügbar. Nicht zuletzt verhinderte das System durch das Limit des Betriebsfunks eine Expansion von minicar.

Die Firma war daher geraume Zeit auf der Suche nach einem ausgereiften Logistik- und Telematiksystem, das sie schließlich 2012 in sendOS der Berliner Firma Sydentic Business Solutions fand. Die Speditionssoftware versammelt alle Dispositions- und Abrechnungsfunktionen unter einem Dach und hat eine Telematikanbindung, über die Aufträge in Echtzeit an die Fahrzeuge übermittelt werden. Dazu hat jeder Fahrer ein mobiles Endgerät auf Android-Basis, das über eine App mit sendOS kommuniziert. Die extrem solide konstruierten Geräte sind keine herkömmlichen Smartphones oder Tablets, sondern halten Wasser, Staub und harten Stößen stand, und dies bei Temperaturen zwischen -20 und +55° Celsius. Produkte von geläufigen Consumer-Marken sind zwar stylish, würden im harten Kurierdienst-Alltag aber keinen Monat durchhalten. Durch die GPS-Funktionalität ist der Disponent nun immer über die genaue Position des Fahrzeugs und den Status des Auftrags informiert, der vom Fahrer kontinuierlich durch Tippen auf das Display aktualisiert wird. Der typische Arbeitsablauf mit dem neuen System sieht so aus:

  1. A) Ein registrierter Kunde loggt sich bei minicar ein, erfasst die Auftragsdaten und löst den Auftrag aus.
    B) Ein Kunde ruft im minicar Callcenter an und erteilt seinen Auftrag telefonisch. Bei registrierten Kunden ist dies in der Regel in weniger als 60 Sekunden erledigt.
  2. Der Mitarbeiter im Callcenter überprüft den online oder telefonisch erteilten Auftrag und übergibt ihn per Tastendruck an den Disponenten.
  3. Der Disponent sieht auf seinem Bildschirm in Sekundenschnelle die freien Fahrzeuge und weist den Auftrag zu.
  4. Der Fahrer sieht den Auftrag auf seinem Gerät, bestätigt ihn per Knopfdruck und fährt los.
  5. Beim Kunden wird geladen, anschließend beginnt die Auslieferung.
  6. Am Ziel quittiert der Empfänger per Unterschrift auf dem Display den Empfang der Ware, die Lieferbestätigung wird in Echtzeit ins System übertragen, der Auftrag ist abgeschlossen und das Fahrzeug wieder frei.

Da sämtliche Arbeitsschritte nun digital stattfinden und der Betriebsfunk nur als Backup oder schneller Informationskanal dient, entfällt sämtliches Papier und damit auch die aufwendige Auswertung und Übertragung in die Buchhaltung. Der papierlose Workflow mit Telematikanbindung erlaubt minicar die Steigerung der Servicequalität und eine betriebliche Expansion, die durch das alte System verhindert wurde.

minicar gehört mit seiner State-of-the-Art Technologie zu den innovativsten und fortschrittlichsten Logistikdienstleistern in Deutschland. Für den Kunden hat dies nur Vorteile, denn Position und Status seines minicars sind stets transparent, egal ob per Telefon oder im Online-Portal. Die ständige Verfügbarkeit mit einem 24-Stunden-Callcenter an jedem Tag des Jahres macht minicar zum idealen Partner für alle, die dringende Sendungen in oder von München nach anderswo zu transportieren haben. minicar übernimmt vom Briefkuvert bis zur 16-Kubikmeter-Ladung im 3,5-Tonner alles, was sich liefern lässt.

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